Case 10 · maatwerk toepassing

Aanmelden voor workshops, met bevestiging en zelfservice

Samen Lelystad Oost · gebiedsprogramma, semi-publiek · maatwerk aanmeldsysteem

samenlelystadoost.nl

Aanmeldflow voor de Alliantiedag van Samen Lelystad Oost: meerstaps formulier met workshopkeuze en bevestiging met QR-code.

De aanmeldflow van de Alliantiedag

Het vertrekpunt

Aanmeldingen bijhouden is handwerk

Voor de Alliantiedag melden honderden mensen zich aan en kiezen ze per ronde een workshop, met beperkte plekken. Dat handmatig bijhouden (wie komt, welke workshop, wijzigingen en afmeldingen) kost de organisatie veel tijd en gaat snel mis.

De oplossing

Inschrijven als één vloeiende flow

Een maatwerk aanmeldsysteem in de eigen website. Bezoekers vullen hun gegevens in, kiezen voor beide rondes een workshop met live beschikbaarheid (vol is vol) en krijgen direct een bevestigingsmail met een persoonlijke QR-code. Bij binnenkomst scant de organisatie die code, zodat toegang en presentie in een handeling geregeld zijn. Wijzigen of afmelden doen bezoekers zelf via hun code, zonder mailtjes over en weer, en de organisatie houdt realtime zicht op de stand.

Aanmelden in stappen

Gegevens en een workshop per ronde, met live beschikbaarheid: vol is vol.

Bevestiging met QR-code

Direct een bevestigingsmail met een persoonlijke toegangscode en QR-code.

QR-scan voor toegang

Bij binnenkomst scant de organisatie de QR-code: toegang en presentie in een handeling.

Zelf wijzigen of afmelden

Bezoekers passen hun keuze zelf aan of melden zich af via hun code.

Overzicht voor de organisatie

Realtime zicht op aanmeldingen, workshopvulling en wijzigingen.

Zo'n aanmeld- of aanvraagflow bouwen we voor elke situatie waar plekken beperkt zijn. Meer over slimme toepassingen.

De techniek

Techniek en woorden uit één hand

Zo'n flow is voor het grootste deel communicatie: de uitnodiging, de bevestiging, de herinnering en de opvolging. Wij bouwen het systeem én schrijven de mails, in de toon van de organisatie. Meer over onze aanpak van beveiliging en privacy staat bij techniek en vertrouwen.

maatwerk WordPress-plugin
bevestigings-, wijzigings- en annuleringsmails
live beschikbaarheid per workshop
persoonlijke toegangscode + QR-code

Wat het oplevert

2 rondeseen workshopkeuze per ochtend- en middagronde, vol is vol

0 mailtjeswijzigen en afmelden doet de bezoeker zelf

directbevestiging met QR-code meteen in de mailbox

Gebouwd voor de Alliantiedag van Samen Lelystad Oost (5 oktober 2026). Hetzelfde patroon werkt voor elke inschrijving of aanvraag waar plekken beperkt zijn.

Volgende caseEén werklijst in plaats van drie systemen · Flow Media

Alle cases

Een inschrijving of aanvraag die zichzelf regelt?

Van event tot aanvraagloket: we bouwen de flow en schrijven de mails, zodat jij geen aanmeldingen meer handmatig bijhoudt.

Plan een vrijblijvend gesprek